Quando pensamos em problemas sérios que podem acontecer nas instituições, é normal imaginar que estejam relacionados a finanças. No entanto, são poucas as pessoas que conseguem relacionar crises às suas principais causas, que são o fluxo de informações nas empresas.
Se a comunicação não está fluindo como deveria, é comum se deparar com situações desgastantes com frequência, como perda de prazos importantes, bons funcionários pedindo demissão e até mesmo prejuízo financeiro.
Para fazer com que as informações circulem de forma eficiente, é necessário criarmos um ambiente preparado para tal. Pensando nisso, selecionamos cinco dicas para você otimizar o fluxo de informações na sua empresa. Confira!
1. Identifique o fluxo natural das informações
O primeiro passo de todo projeto é avaliar a situação atual, e com o fluxo de informações não poderia ser diferente. Como a comunicação é uma habilidade inerente ao ser humano, mesmo companhias com muitos desafios nessa área já possuem um fluxo pré-existente, e descobrir como ele está funcionando é primordial para otimizá-lo.
Para isso, basta observar de quem costumam surgir notícias sobre o trabalho. Na maioria das empresas, esse fluxo de informação é descendente, ou seja, dos chefes para os subordinados. Porém, podem existir empresas que se organizam de formas diferentes.
Outro ponto relevante é observar se existem pessoas encarregadas de repassar informações durante este trajeto. Se existem, saber para quem elas passam os dados pode ajudar a identificar gargalos.
2. Faça um planejamento estratégico
Com o fluxo em mãos, fica mais fácil estabelecer quais pontos precisam ser melhorados e quais devem ser mantidos na comunicação organizacional. Isso significa decidir como nos posicionaremos diante de todos os envolvidos: colaboradores, fornecedores, clientes e outros.
O planejamento estratégico deve conter um guia documentado de comunicação, com planos de ação a serem seguidos em situações extremas, além do objetivo específico de cada ferramenta utilizada pela empresa. Assim, o planejamento estratégico de fluxo de informação pode ser repassado a todos os colaboradores por meio de treinamentos.
3. Utilize a cultura organizacional
Uma cultura organizacional inclui a missão, visão e valores de uma empresa. Por isso, seu lugar perfeito é ditando todas as ações dos colaboradores em nome da companhia, e com comunicação não poderia ser diferente.
Devemos incentivar a nutrição do fluxo de informações. Para isso, relembrar nossos princípios básicos por meio de palestras e treinamentos se mostra muito eficiente. Além disso, uma cultura organizacional forte ajuda a engajar colaboradores, torna-os mais produtivos e contribui para a manutenção de um bom ambiente de trabalho.
4. Busque as ferramentas adequadas
Muitas instituições pecam na escolha da ferramenta para comunicação organizacional. As opções vão desde jornais empresariais e murais, até e-mail, intranet e aplicativos de mensagem.
A mais adequada para cada empresa depende de uma variedade de fatores, como setor de atuação, idade média dos colaboradores e até mesmo preferências pessoais de cada um. A solução nestes casos é fazer uma pesquisa para descobrir qual a ferramenta mais eficiente.
Como empresários, temos o costume de guiar estas escolhas pelo lado financeiro, mas, nesse caso, é preciso avaliar seriamente as necessidades de comunicação. Temos que escolher as ferramentas que realmente chegam aos envolvidos, ou teremos que lidar para sempre com ruídos e fofocas atrapalhando a produtividade.
5. Avalie as interações
Alguns processos de comunicação estão tão engessados nas companhias que é difícil enxergar o fato de não estarem colaborando com os fluxos de informação. Porém, para podermos melhorar neste sentido, há a necessidade de avaliar e reconsiderar todos os processos.
Bons exemplos são a frequência de feedbacks, tempo de resposta a boatos e até mesmo se as reuniões executadas estão sendo proveitosas. Para termos certeza de que as informações necessárias estão fluindo e colaborando para o crescimento da empresa, teremos que questionar todas as interações e se certificar de estarmos extraindo o melhor delas.
Se o fluxo de informações nas empresas é eficiente, podemos focar em nossas tarefas e trazer o crescimento buscado. Agora que já sabemos como melhorar este processo, basta colocar as dicas em prática, superar os desafios comunicacionais e colher bons frutos!
Gostou do nosso texto? Curta nossa página no Facebook e fique por dentro de publicações para ajudar no crescimento do negócio!
Kommentare